• Gültigkeit
• Vertragschließende Seiten
• Leistungen von Offene Häuser e.V.
• Verpflegung
• Gemeinnützige Gruppen / andere Gruppenreisen / Einzelreisende
• Beschreibung im Internet
• Grundrisspläne
• Buchungsablauf
• Auswahl der Gruppen
• Fristen
• Anmeldung der Anzahl der übernachtenden Personen
• Abrechnung der Anzahl der übernachtenden Personen
• Anzahl der Übernachtungen
• Preise
• Abrechnung der Kosten für Elektroenergie, Wasser/Abwasser, Heizöl, Gas und Festbrennstoffe
• Anmietung weiterer Räumlichkeiten
• Ausleihe von Bettwäsche u. ä.
• Zahlweise
• Stornogebühren
• Abnahme des Hauses, Schäden
• Allgemeines

Gültigkeit

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die von Offene Häuser e.V. / Open Houses betriebenen Beherbergungsstätten und Zeltmöglichkeiten Seminarhaus Burg Lohra, Seminarhaus Schloss Oberau, Herberge Rathewalde, Pfarrhaus Stadt Wehlen, Gutshaus Klein Dammerow, Gutshaus Gantikow und Gutshaus Wolterslage.

Vertragschließende Seiten

Der Beherbergungsvertrag wird seitens von Offene Häuser e.V. durch den Vorstand, den Geschäftsführer bzw. eine von diesen bevollmächtigte Person geschlossen, die den Vertrag handschriftlich unterzeichnet und stempelt. Eventuelle spätere Ergänzungen oder Änderungen des Vertrages sind nur rechtskräftig, wenn sie ebenfalls handschriftlich unterschrieben und gestempelt sind bzw. von den e-mail-Adressen info@openhouses.de oder buero@openhouses.de abgesandt werden.

Mündliche Äußerungen, die im Widerspruch zur im Internet gedruckten Fassung stehen oder über diese hinausgehen, werden nur Bestandteil des Vertrages, wenn sie seitens von Offene Häuser e.V. von den für den Abschluss der Belegungsverträge Verantwortlichen (gegenwärtig: Hr. Ludwig / Fr. Börner) getätigt werden. Dennoch sollten diese, auch, um spätere Streitigkeiten auszuschließen, möglichst protokolliert werden. Eine kurze Mailnotiz und entsprechende Bestätigung durch den Vertragspartner wird, sofern es sich nicht um gravierende Abweichungen handelt, hierfür als ausreichend angesehen. Äußerungen, die beispielsweise von bei Offene Häuser e.V. tätigen Praktikanten oder vom Reinigungspersonal im Zuge einer Vorbesichtigung getätigt werden, sind nicht Vertragsbestandteil.

Seitens der zu beherbergenden Gruppe wird der Beherbergungsvertrag – falls es sich bei der Gruppe um eine Organisation oder Körperschaft mit einem klaren rechtlichen Status handelt (Verein, Stiftung, Kirchgemeinde etc.) – von einer für diese Organisation oder Körperschaft – im folgenden Vertragspartner genannt - vertretungsberechtigten Person geschlossen. Der jeweils Unterzeichnende haftet gegenüber Offene Häuser e.V. uneingeschränkt dafür, dass diese Zeichnungsberechtigung tatsächlich gegeben ist.

Handelt es sich bei der zu beherbergenden Gruppe um eine lose Gruppe ohne eigene Rechtsform, wird die jeweils unterzeichnende Person Vertragspartner von Offene Häuser e.V.

Leistungen von Offene Häuser e.V.

Offene Häuser e.V. stellt dem Vertragspartner die jeweils vertraglich vereinbarten Übernachtungsmöglichkeiten und ggf. zusätzlichen Räume bzw. Flächen zu Verfügung. Weitere Leistungen stellt Offene Häuser e.V. – sofern nichts anderes vereinbart wird - nicht zur Verfügung.

Insbesondere wird darauf hingewiesen, dass der Vertragspartner für die Einholung aller Genehmigungen für seine Veranstaltung, soweit sie nicht mit dem Betrieb einer Beherbergungsstätte bereits als vorliegend angenommen werden können, selbst verantwortlich ist. Das betrifft beispielsweise Genehmigungen nach dem Versammlungsrecht, Genehmigungen für die Durchführung spezieller Veranstaltungen, Baugenehmigungen für von ihm mitgebrachte Zelte, Genehmigungen für die Betreibung für von zeltenden Vertragspartnern mitgebrachte eigene Küchenanlagen usw.

Für die Beachtung geltender Gesetze und Vorschriften (Jugendschutzgesetz, Vermeidung von Ruhestörungen, Verhalten im Naturschutzgebiet, Park- und Durchfahrverbote etc.) ist der Vertragspartner, auch auf dem Gelände der von Offene Häuser e.V. betriebenen Gebäudekomplexe, selbstverständlich uneingeschränkt selbst verantwortlich.

Die Nutzung der über die gemieteten Häuser, Räume und Flächen hinausgehenden Bereiche der Gebäudekomplexe durch den Vertragspartner ist nur im Rahmen der jeweiligen Hausordnung gestattet und erfolgt generell auf eigene Gefahr.

Verpflegung

Offene Häuser e.V. stellt grundsätzlich keine Verpflegung zur Verfügung.

Auf Wunsch können jedoch Frühstück, warmes Mittagessen sowie kaltes bzw. warmes Abendbrot über andere Anbieter (je nach Haus örtlicher Gastwirt, selbständige Köchin o.ä.) in den Räumen von Offene Häuser e.V. bzw. in den nahegelegenen Räumlichkeiten des jeweiligen Anbieters zu moderaten Preisen bereitgestellt werden. Offene Häuser e.V. stellt in diesen Fällen lediglich den Kontakt zwischen dem Vertragspartner und dem Anbieter der Verpflegung her und ist selbst nicht vertraglich involviert.

An der Mehrzahl der von Offene Häuser e.V. betriebenen Beherbergungsstätten stellt Offene Häuser e.V. den Vertragspartnern auf Wunsch eine Liste der örtlichen Lieferanten (Bäcker, Fleischer, Getränkeservice etc.) zur Verfügung, ist jedoch auch diesbezüglich nicht vertraglich involviert.

Gemeinnützige Gruppen / andere Gruppenreisen / Einzelreisende

Die von Offene Häuser e.V. betriebenen Beherbergungsstätten richten sich primär an gemeinnützige Träger, wie Vereine, Kirchen und ihre Untergliederungen, Bildungsträger, Schulen und dergleichen, deren Gruppenmitglieder an den Häusern übernachten und ein Bildungsprogramm durchführen.

Der Vertragspartner erklärt mit seiner Unterschrift unter dem Belegungsvertrag gegenüber Offene Häuser e.V., dass er selbst gemeinnützig ist bzw. dass die Reise gemeinnützigen Zwecken dient. Zusätzlich erläutert er den Charakter und Inhalt der Veranstaltung durch eine aussagekräftige Kurzbeschreibung in der Rubrik „Inhalt der Veranstaltung“ bzw., falls der Platz dort nicht ausreicht, durch weitergehende Erläuterungen in der Rubrik „Weitere Bemerkungen“.

Offene Häuser e.V. ist berechtigt, die Gruppe zur Überprüfung des gemeinnützigen Charakters der Veranstaltung um Übersendung eines Veranstaltungsplanes zu bitten.

Dient die Reise nicht gemeinnützigen Zwecken, so vermerkt der Vertragspartner dies im Belegungsvertrag durch entsprechende Angaben in der Rubrik „Inhalt der Veranstaltung“ bzw., falls der Platz dort nicht ausreichten sollte, ergänzend in der Rubrik „Weitere Bemerkungen“. In diesem Falle erhöht sich der Rechnungsbetrag um die gesetzliche Mehrwertsteuer. Diese beträgt gegenwärtig 7 %, kann sich jedoch aufgrund der Änderungen gesetzlicher Bestimmungen ändern. Es gilt jeweils der zum Zeitpunkt des Aufenthaltes gültige Steuersatz.

Bei Einzelreisenden erhöht sich der Betrag generell um die gesetzliche Mehrwertsteuer.

Beschreibung im Internet

Die von Offene Häuser e.V. betriebenen Häuser sind im Internet unter www.openhouses.de beschrieben. Diese Beschreibung soll lediglich einen groben Überblick über das jeweilige Haus und seine wichtigen Parameter wie Bettenzahl, Anzahl der sanitären Anlagen etc. geben, sie kann naturgemäß nicht vollständig sein.

„Weiche“ Eigenschaften wie „idyllische Lage“, „rustikal“ oder „einfache Ausstattung“ unterliegen zudem dem subjektiven Empfinden und stellen somit keine vertraglich zugesicherte Qualität dar. Offene Häuser e.V. empfiehlt deshalb unbedingt, das jeweilige Haus vor Vertragsabschluß zu besichtigen, um Erwartungen und Realität abgleichen zu können.

Differenzen zwischen der Erwartung der Gruppe und der vorgefundenen Realität, die darauf zurückzuführen sind, dass die Gruppe das Haus vor der Buchung nicht besichtigt hat, können im Nachhinein nicht Offene Häuser e.V. angelastet werden.

Die Buchung erfolgt ausschließlich auf der Grundlage der Gegebenheiten und des Zustands des Hauses und des dieses umgebenden Grundstückes zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bzw. in der diesem vorangehenden Kalenderwoche, so wie es bei einer Besichtigung vorgefunden wurde oder – falls die Gruppe auf eigenen Wunsch von einer Vorbesichtigung abgesehen hat – bei einer Besichtigung vorgefunden worden wäre, explizit jedoch nicht auf der Grundlage der Darstellungen des Hauses im Internet.

Offene Häuser e.V. bleiben folgende Änderungen des Zustandes des Hauses und des Geländes nach der Besichtigung vorbehalten:
- Änderungen der Bettenzahlen in den Räumen bei gleichbleibender oder erhöhter Gesamtbettenzahl
- Austausch oder Änderung des Mobiliars im Innen- und Außenbereich bei gleichbleibender oder erhöhter Gesamtanzahl
- Wegnahme von nicht zur Grundausstattung gehörenden technischen Geräten wie Spülmaschine, Mikrowelle und dergleichen
- die zeitweise oder dauerhafte Schließung oder die Veränderung von von der Gruppe nicht genutzten Räumen oder Bereichen
- Renovierungen, farblich andere Gestaltungen von Wänden etc. pp.

Grundrisspläne

Auf Wunsch kann Offene Häuser e.V. dem Vertragspartner zur besseren Veranschaulichung zusätzlich Grundrisse der Häuser übersenden, sofern diese nicht bereits auf der Homepage veröffentlicht sind.

Auch hier bleiben Offene Häuser e.V. die unter 6. beschriebenen und ähnliche Änderungen vorbehalten.

Das über die fest installierten sanitären Anlagen und die Betten hinaus in den Plänen eingezeichnete Mobiliar dient lediglich der Veranschaulichung und gilt weder der Anzahl nach noch der räumlichen Zuordnung nach als von Offene Häuser e.V. zugesagt.

Buchungsablauf

Der potentielle Vertragspartner nimmt telefonisch oder per Mail Kontakt mit Offene Häuser e.V. auf. (Buchungsschritt 1) Wir bitten bei Mailkontakt generell um Mitteilung einer Festnetznummer sowie, wenn vorhanden, ggf. zusätzlich einer Mobilfunknummer.

Falls der potentielle Vertragspartner bisher noch nicht an dem gewünschten Haus zu Gast war, folgt ein ausführliches telefonisches oder persönliches Gespräch, um die Terminwünsche, die Erwartungen des Vertragspartners und die Gegebenheiten des gewünschten Hauses abgleichen zu können und um Offene Häuser e.V. die Möglichkeit zu geben, sich einen Eindruck über den potentiellen Vertragspartner zu verschaffen. (Buchungsschritt 2) Wir weisen darauf hin, dass lediglich auf der Basis eines Mailkontaktes keine Erstbuchung zustande kommen kann.

Besteht Einigkeit über Haus und Termin (ggf. inclusive eines möglichen Ersatztermins bzw. eines möglichen Ersatzhauses), lädt sich der Vertragspartner das jeweilige Anmeldeformular von der Homepage www.openhouses.de herunter, füllt es aus und sendet es per e-mail an info@openhouses.de (Buchungsschritt 3). Offene Häuser e.V. ergänzt das Formular und sendet es per e-mail zurück an den Vertragspartner (Buchungsschritt 4).

Dieser druckt das ergänzte Formular in zweifacher Ausfertigung aus, unterschreibt es rechtskräftig und sendet es an Offene Häuser e.V. zurück (Buchungsschritt 5).
Offene Häuser e.V. sendet ein Exemplar seinerseits unterschrieben zurück (Buchungsschritt 6).

Auswahl der Gruppen

Offene Häuser e.V. ist nicht verpflichtet, das jeweilige Haus an eine bestimmte Gruppe zu vermieten. Es kann die Vermietung ohne Grund ablehnen. Aufgrund der Spezifik der von Offene Häuser e.V. betriebenen Häuser (denkmalgeschützte Burganlage, ehemaliges kirchliches Heim, Lage innerhalb des Dorfes etc.) kann Offene Häuser e.V. ebenfalls eine Gruppe an einem bestimmten Haus ablehnen, an einem anderen jedoch nicht, ohne der Gruppe die Gründe mitteilen zu müssen.

In der Regel wird Offene Häuser e.V. jedoch die Gruppen nach der zeitlichen Reihenfolge des jeweils ausführlichen Gespräches (Buchungsschritt 2) akzeptieren oder, sofern dies nicht möglich ist, die Ablehnungsgründe mündlich erläutern.

Liegen Offene Häuser e.V. für denselben Termin sowohl Anfragen einer Gruppe mit gemeinnütziger Zielsetzung und einer privaten Gruppe vor, wird Offene Häuser e.V. die gemeinnützige Gruppe bevorzugen.

Fristen

Um freie Termine nicht zu lang für andere Gruppen zu blockieren, gilt – soweit nicht im konkreten Falle anderes vereinbart wird – für die Zusendung der Mailversion des Vertrages durch die Gruppe an Offene Häuser e.V. (Buchungsschritt 3) nach dem Gespräch (Buchungsschritt 2) die Frist von einer Woche als vereinbart, ebenso die Frist für die Übermittlung einer Absage.

Das heißt, ein (maximal zwei) bestimmtes Haus bleibt für einen (maximal zwei) bestimmten Termin eine Woche lang, gerechnet ab dem Tage des telefonischen oder persönlichen Gespräches, für den potentiellen Vertragspartner vorreserviert. Diese Zeitspanne kann die Gruppe, sofern sie das Haus nicht bereits durch vorhergehende Aufenthalte kennt, für die Besichtigung des Hauses nutzen. Zudem können beide potentiell vertragsschließenden Seiten die Zeitspanne nutzen, um ihrerseits intern abzuklären, ob die avisierte Belegung gewünscht und möglich ist - ein gegenseitiger Rechtsanspruch, daß die Buchung zustande kommt, leitet sich jedoch daraus nicht ab.

Zwischen der Rücksendung der Mailversion des Vertrages durch Offene Häuser e.V. an den Vertragspartner (Buchungsschritt 4) und dem Eingang der unterschriebenen Exemplare bei Offene Häuser e.V. gilt ebenfalls eine Frist von maximal einer Woche als vereinbart. Sollte diese Frist durch den Vertragspartner nicht gehalten werden, steht es Offene Häuser e.V. frei, das Haus anderweitig zu vergeben, gleichzeitig wird eine Bearbeitungsgebühr von 50 € fällig. Diese Bearbeitungsgebühr wird ebenfalls fällig, falls der Vertragspartner die Exemplare überhaupt nicht zurücksendet.

Übersendet die Gruppe die Mailversion des Vertrages (Buchungsschritt 3) überhaupt nicht, entstehen ihr keine Kosten, da der Buchungsvorgang zu diesem Zeitpunkt nicht über den Status „Anfrage“ bzw. „Reservierung“ hinausgegangen ist. Mit der Übersendung der Mailversion des Vertrages jedoch wird Offene Häuser e.V. den Belegungstermin in das Buchungssystem einpflegen und insbesondere anderen anfragenden Gruppen gegenüber den Termin als bereits belegt deklarieren. Aus diesen beiden Gründen wird die Bearbeitungsgebühr erhoben.

Da Offene Häuser e.V. alljährlich Termine für eigene Bildungs- und Jugendveranstaltungen prophylaktisch reserviert, kann es vorkommen, dass ein langfristig bereits belegter Termin kurzfristig dennoch frei wird. Offene Häuser e.V. wird auf diese Möglichkeit in der Regel im Gespräch hinweisen.

Anmeldung der Anzahl der übernachtenden Personen

Den nachstehenden Regelungen liegt die Erfahrung zugrunde, dass Vertragspartner einerseits angesichts der oft langen Vorlaufzeiten der Buchungen die genaue Personenzahl noch nicht genau bestimmen können, andererseits es weder im Interesse anderer buchungsinteressierter Gruppen noch im Interesse von Offene Häuser e.V. ist, wenn Plätze unnötig blockiert werden.

Ist der Vertragspartner mit der Übernachtung weiterer Gruppen im Haus einverstanden, benennt er im Belegungsvertrag die geplante minimale und die geplante maximale Zahl der Personen. Dabei darf die Minimalzahl bis zu 10 % unter der Maximalzahl liegen, beispielsweise 27 bis 30 Personen oder 45 bis 50 Personen.

Ist der Vertragspartner mit der Übernachtung weiterer Gruppen im Hause nicht einverstanden, muss er – von Haus zu Haus unterschiedlich – eine bestimmte Minimalzahl von Personen buchen, die (bis auf das Guthaus Klein Dammerow, wo sie aufgrund der Kombination unterschiedlicher Übernachtungsmöglichkeiten im Hause etwas niedriger liegt) bei 90 % der Gesamtkapazität der Schlafplätze im Haus (aufgerundet auf volle Personen) beträgt.

Die konkreten Minimalbelegungszahlen, um die Übernachtung anderer Gruppen im Hause auszuschließen, sind bei der Beschreibung der jeweiligen Häuser auf der Homepage von Offene Häuser e.V. angegeben. Falls sich die tatsächliche Bettenkapazität des Hauses seit dem letzten Update der Homepage verändert hat, berechnet sich die Minimalbelegung für die alleinige Nutzung des Hauses auf der Grundlage der tatsächlichen Bettenkapazität zum Zeitpunkt der Beherbergung.

Bei Komplexen mit zwei Teilgebäuden berechnet sich die Minimalbelegung für die alleinige Nutzung der Häuser aus der Summe der Gesamtkapazität des Hauses mit der größeren Küche sowie der Minimalbelegung (90 % der Kapazität) des zweiten Hauses. Will eine Gruppe beim Seminarhaus Burg Lohra die Übernachtung anderer Gruppen in allen drei Übernachtungshäusern ausschließen, muss sie die jeweilige Gesamtkapazität des Weißen und Grauen Hauses sowie die Minimalbelegung der Eseltreiberhäuser buchen.

Sollten die vorhandenen Betten nicht ausreichen - und nur dann -, gibt es an einigen Häusern die Möglichkeit von Aufbettungen bzw. Matratzenschlafplätzen bzw. die Möglichkeit, im eigenen Zelt zu übernachten.

Offene Häuser e.V. steht die Aufteilung der angemeldeten Personzahl in die verschiedenen Zimmer frei, das heißt beispielsweise, dass Offene Häuser e.V. bei einer angemeldeten Personenzahl von maximal 24 in einem Haus mit 28 Betten Räume mit insgesamt 24 Betten zur Verfügung stellt, und zwei Doppelzimmer oder ein Vier-Bett-Zimmer bleiben verschlossen.

Wird die Übernachtung einer Personzahl in einem Zimmer gewünscht, die geringer ist als die Kapazität des Zimmers, so berechnet Offene Häuser e.V. für jedes dadurch entstehende Leerbett die halbe Übernachtungsgebühr. Somit entstünden beispielsweise bei einem Übernachtungspreis von 10 € für die Übernachtung einer Einzelperson in einem Zwei-Bett-Zimmer Kosten von 15 €, für die Übernachtung dreier Personen in einem Vier-Bett-Zimmer Kosten von 35 €.

Vorstehende Regelung gilt nicht, wenn der Vertragspartner – weil er die Anwesenheit weiterer Gäste nicht wünscht - bereits die hausspezifische Minimalbelegung zahlt. Sie gilt selbstverständlich auch dann nicht, wenn die Anzahl der von Offene Häuser e.V. in den an die Gruppe vermieteten Räumen befindlichen Betten größer ist als die Anzahl der Teilnehmer der Gruppe – so, wenn beispielsweise eine Gruppe von elf Personen in sechs Zwei-Bett-Zimmern untergebracht wird -, da in diesem Falle das verbleibende Leerbett objektiven Gegebenheiten geschuldet und nicht explizit von der Gruppe gewünscht worden ist.

Abrechnung der Anzahl der übernachtenden Personen

Bei der Abschlagsrechnung bzw. den Abschlagsrechnungen wird zunächst die vertraglich vereinbarte maximale Personenzahl zugrundegelegt, bei der Schlussrechnung dann die Anzahl der tatsächlich anwesenden Personen, mindestens jedoch die jeweils im Vertrag vereinbarte minimale Personenzahl.

Für Übernachtungen, die die angemeldete Maximalzahl der Personen übersteigen, wird jeweils das Eineinhalbfache des normalen Preises – getrennt nach Betten, Aufbettungen und Zelt – fällig.

Im Zweifel wird die zur Feststellung der Anzahl der übernachtenden Personen die Anzahl benutzter Laken zur Ermittlung der genauen Personenzahl herangezogen.

Kinder, die kein eigenes Bett benötigen (etwa bis drei Jahre), übernachten kostenlos, Kinder, die ein eigenes Bett benötigen (etwa ab 4 Jahre), zahlen wie Erwachsene. Der Gruppe steht es frei, die Kosten innerhalb der Gruppe nach einem anderen Schlüssel umzulegen.

Anzahl der Übernachtungen

Grundsätzlich gibt es keine Einschränkungen der Dauer der Anwesenheit einer Gruppe. Die Übernachtung für lediglich eine Nacht stellt jedoch die absolute Ausnahme dar und wird wegen des erhöhten Aufwandes für Buchung und Reinigung mindestens mit dem Eineinhalbfachen des Übernachtungspreises berechnet.

Eine Übernachtung impliziert die Nutzung des Hauses von 17 Uhr des Anreisetages bis 11 Uhr des Abreisetages.

Frühere Anreise am Anreisetag bzw. spätere Abreise am Abreisetag kann vereinbart werden, dann wird jeweils im Dreistundentakt pro Person eine Viertel Übernachtung zusätzlich berechnet, wobei die im Vertrag vereinbarte Personenzahl zugrunde gelegt wird. Bei einer Abreise um 14 Uhr statt um 11 Uhr wird somit jeweils pro Person eine Viertel Übernachtung, bei Abreise bis 17 Uhr eine halbe Übernachtung berechnet.

Dieselbe Berechnungsgrundlage gilt, wenn eine Gruppe im Vertrag zwar die üblichen Zeiten für Anreise (17 Uhr) bzw. Abreise (11 Uhr) vereinbart hat, tatsächlich aber früher anreist bzw. später abreist. Sollte eine solche vertraglich nicht vereinbarte spätere Abreise zu Komplikationen bei der Anreise einer Folgegruppe (wie z.B. späterem Hausbezug, nicht ausreichende Zwischenreinigung wegen Zeitmangels etc.) führen, steht es Offene Häuser e.V. frei, etwaige daraus resultierende finanzielle Forderungen der Folgegruppe an Offene Häuser e.V. einschränkungslos der zu spät abgereisten Gruppe in Rechnung zu stellen.

Da Offene Häuser e.V. in erster Linie Gruppenübernachtungen für gemeinnützige, kirchliche und kommunale Träger anbietet und eine Gruppe in diesem Zusammenhang definiert ist als eine bestimmte Anzahl von Personen, die sich eine bestimmte Zeit mit einem Thema beschäftigen bzw. die anderweitig gemeinsam inhaltlich tätig sind, wird jeweils die gleiche Anzahl von Übernachtungen für die gesamte Zeit des Buchungszeitraumes berechnet, das heißt, auch verspätet Anreisende oder früher Abreisende zahlen die volle Anzahl der Übernachtungen. Ausnahmen bilden lediglich Vorbereitungsteams, die zur Durchführung der Maßnahme notwendig sind und früher anreisen bzw. später abreisen.

Preise

Es gelten jeweils die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses auf der Homepage von Offene Häuser e.V. veröffentlichten Preise. Sollten sich aufgrund des unterschiedlichen Update-Status die Preise in der beschreibenden Textversion (html) auf der Homepage und in dem das jeweilige Haus betreffenden Vertragsformular (doc) auf der Homepage unterscheiden, gelten die Preise im Vertragsformular.

Um die inhaltliche Präferenz von gemeinnützigen Gruppen gegenüber privaten Gruppen seitens Offene Häuser e.V. deutlich zu machen, erhebt Offene Häuser e.V. bei privaten Gruppen einen Aufschlag von 15 % auf die Gesamtnettokosten.

Abrechnung der Kosten für Elektroenergie, Wasser/Abwasser, Heizöl, Gas und Festbrennstoffe

Aus ökologischen Gründen und aus Gründen der Sparsamkeit werden in den von Offene Häuser e.V. betriebenen Beherbergungsstätten dem Vertragspartner die Kosten für Elektroenergie, Wasser/Abwasser sowie – je nach Haus – Gas, Heizöl bzw. Festbrennstoffe in Rechnung gestellt.

Dazu wird jeweils der Zählerstand bei Anreise und der Zählerstand bei Abreise vom Hausverantwortlichen notiert und auf Wunsch vom Vertragspartner gegengezeichnet, danach die Differenz ermittelt und diese mit dem jeweils aktuell gültigen Leistungspreis des beliefernden Energieunternehmens bzw. Wasserversorgers multipliziert. Die Grundgebühren bleiben dabei außer Ansatz. Festbrennstoffe werden in Behältnissen mit feststehender Größe bereitgestellt und entsprechend berechnet.

Sollten sich mehrere Gruppen zur gleichen Zeit im Gebäude aufhalten, so werden die ermittelten Verbräuche anteilig durch die Anzahl der anwesenden (nicht der angemeldeten) Personen geteilt.

Die Kosten für Elektroenergie, Wasser/Abwasser, Heizöl, Gas und Festbrennstoffe werden nicht mit den Abschlagsrechnungen in Rechnung gestellt, sondern fließen lediglich in die Schlussrechnung ein.

Anmietung weiterer Räumlichkeiten

Die gewünschte Anmietung weiterer Räumlichkeiten wird ebenfalls im Belegungsvertrag vermerkt. Ist die angegebene Anzahl der Nutzungstage nicht mit der Anzahl der Anwesenheitstage identisch, sind unter „Weitere Bemerkungen“ die genauen Daten der jeweils gewünschten Nutzung anzugeben.

Sind im Belegungsvertrag Räume angemeldet worden, die dann gar nicht genutzt werden,
müssen die Räume dennoch bezahlt werden, da sie für andere Nutzungen nicht zur Verfügung standen.

Werden zusätzliche Räume genutzt, die nicht im Belegungsvertrag angemeldet waren, oder wird die Nutzung später verlängert, erhöhen sich die Tagesgebühren auf das jeweils Eineinhalbfache der normalen Gebühren.

Ausleihe von Bettwäsche u. ä.

Die Ausleihe von Bettwäsche u. ä. sollte im Belegungsvertrag angemeldet werden, da Offene Häuser e.V. sonst nicht garantieren kann, dass die gewünschte Ausrüstung in der gewünschten Zahl zur Verfügung steht.

Die Abrechnung erfolgt auf der Grundlage der tatsächlich ausgeliehenen Ausrüstung. Insofern bietet sich, um Engpässe zu vermeiden, eine eher großzügige Anmeldung (beispielsweise bei der Anzahl der benötigten Bettwäsche, die durch die Gruppe im Vorhinein oft nicht genau bestimmt werden kann) an, zumal diese letztlich nicht zu Lasten der Gruppe geht.

Zahlweise

Nach Zustandekommen des Belegungsvertrages erstellt Offene Häuser e.V. dem Vertragspartner eine Abschlagsrechnung über 50 % der Gesamtsumme, aus Praktikabilitätsgründen wird die Kaution in Höhe von 50 € bereits mit dieser Rechnung angefordert.

Das Zahlungsziel beträgt zwei Wochen. Nach Ablauf von 30 Tagen befindet sich der Vertragspartner in Verzug. Dann steht es Offene Häuser e.V. frei, vom Vertrag zurückzutreten, dennoch fallen die unter Punkt 19 beschriebenen Stornogebühren an. Dies ist dadurch begründet, dass die bei Offene Häuser e.V. buchenden Gruppen aufgrund dessen, dass die Aufenthalte oft in Bildungsprogramme oder anderweitige langfristige Zyklen eingebunden sind, in der Regel sehr lange Vorplanungszeiten haben, was dazu führt, dass Offene Häuser e.V. nur sehr schwer Ersatzgruppen finden kann.

Bei privaten Gruppen wird eine zweite Abschlagsrechnung in Höhe weiterer 50 % der Gesamtkosten gestellt, die zwei Wochen vor Anreise fällig ist.

Die verbrauchsabhängigen Betriebskosten (siehe Punkt 15) fließen in die Abschlagsrechnung(en) nicht ein.

Die Schlussrechnung wird nach Abreise des Vertragspartners über die restlichen Kosten erstellt und ist zwei Wochen nach Abreise fällig.

Die Schlussrechnung beinhaltet bei gemeinnützigen Gruppen weitere 50 % des Gesamtbetrages auf der Grundlage der tatsächlich anwesenden Personen, mindestens jedoch der angemeldeten Mindestzahl der Personen, abzüglich der Kaution, gegebenenfalls unter Verrechnung entstandener Schäden, und zuzüglich der Kosten für Elektroenergie, Wasser/Abwasser sowie Heizöl, Gas bzw. Festbrennstoffe.

Bei privaten Gruppen beinhaltet die Schlussrechnung die Kosten für Elektroenergie, Wasser/Abwasser sowie Heizöl, Gas bzw. Festbrennstoffe, die mit der Kaution, ggf. mit entstandenen Schäden sowie mit ggf. erfolgten Überzahlungen aufgrund der Differenz zwischen der durch die Abschlagszahlungen bezahlten Personenzahl und einer geringeren tatsächlich anwesenden Personenzahl (die jedoch nicht geringer als die vertragliche vereinbarte Mindestzahl liegen kann) verrechnet werden. Sollte sich dadurch eine Rückzahlungspflicht durch Offene Häuser e.V., ergeben, ist die Rückzahlung ebenfalls innerhalb von zwei Wochen nach Abreise fällig.

Bei kurzfristigen Buchungen, bei denen die Zeitspanne zwischen dem Abschluss des Belegungsvertrages und Anreise nicht für Post- und Banklaufwege ausreichend ist, ist der gesamte Betrag bei Anreise zuzüglich einer Kaution in Höhe von 50 € sowie eine auf Erfahrungswerten von Offene Häuser e.V. beruhenden Pauschale für die verbrauchsabhängigen Betriebskosten in bar zu zahlen. Die Kaution wird innerhalb von zwei Wochen nach Abreise, ggf. unter Verrechnung entstandener Schäden und ggf. entstandener Mehrkosten für die Betriebskosten aufgrund überdurchschnittlichen Verbrauchs, zurückgezahlt.

Stornogebühren

Die Stornogebühren betragen
- bei Absage bis drei Monate vor Anreise 50 % des Gesamtbetrages (ohne Leihgebühren, ohne zusätzliche Räume)
- bei späterer Absage bis vier Wochen vor Anreise 80 % des Gesamtbetrages (ohne Leihgebühren)
- bei späterer Absage bis eine Woche vor Anreise 90 % des Gesamtbetrages

Die Stornierung muss schriftlich auf dem Postweg erfolgen. Eine Übersendung per Fax oder per e-mail ist nicht ausreichend.

Die Stornierung kann nur für den gesamten Vertrag erfolgen, nicht für Teile des vereinbarten Leistungsumfanges.

Der Gruppe steht es frei, nachzuweisen, dass der für Offene Häuser e.V. entstandene Schaden geringer ist als die vorstehend genannten prozentualen Anteile des Gesamtbetrages.

Die Stornogebühren sind jeweils zwei Wochen nach Absage fällig.

Sollte es Offene Häuser e.V. gelingen, die von der Gruppe gebuchten Unterkünfte ganz oder teilweise für den gesamten gebuchten Zeitraum oder für einen anteiligen Zeitraum wieder zu vermieten, so werden die durch die Neuvermietung erzielten Einnahmen für die Übernachtung (ohne Leihgebühren, ohne zusätzliche Räume) von dem Betrag, der die Grundlage der Berechnung der Stornogebühren gebildet hatte, abgezogen. Sollte der sich dadurch ergebende Betrag niedriger sein als die Differenz aus dem ursprünglichen Gesamtbetrag und den gezahlten Stornogebühren, wird der Gruppe die Differenz aus den gezahlten Stornogebühren und dem durch Subtraktion der Einnahmen aus der Neuvermietung von dem Betrag, der die Grundlage der Berechnung der Stornogebühren gebildet hatte, entstandenen Betrag überwiesen. Die Überweisung erfolgt vier Wochen nach dem ursprünglich geplanten Abreisedatum, da zunächst die Abrechnung des Aufenthaltes der durch Neuvermietung gebundenen Gruppe abgewartet werden muss.
Sollte die durch Neuvermietung gebundene Gruppe einen längeren Aufenthalt als die ursprüngliche Gruppe oder einen zu diesem zeitlich versetzten Aufenthalt vereinbart haben, wird für die obenstehende Berechnung nur derjenige Teilzeitraum zugrunde gelegt, der identisch mit dem gebuchten Zeitraum der ursprünglichen Gruppe ist.

Alternativ kann der Vertragspartner selbst gegenüber Offene Häuser e.V. eine Ersatzgruppe für die gesamten gebuchten Bereiche oder für Teilbereiche (beispielsweise eines von zwei gemeinsam gebuchten Häusern eines Komplexes) benennen. Wenn ein Vertragsabschluß mit der vom Vertragspartner vermittelten anderen Gruppe in der Höhe des Gesamtbetrages aus dem Ursprungsvertrag zustande kommt, so entfallen die Stornogebühren, und es wird lediglich eine Bearbeitungsgebühr von 50 € fällig. Wenn auf diese Weise ein Vertragsschluss über einen geringeren Betrag zustande kommt, wird zur Berechnung der Stornogebühren nur die Differenz zwischen dem ursprünglichen Betrag und dem sich durch die Buchung der Ersatzgruppe ergebenden Betrag herangezogen.

Abnahme des Hauses, Schäden

Die Abnahme des Hauses erfolgt durch einen von Offene Häuser e.V. Bevollmächtigten zu einem vorher zwischen dem Vertragspartner und ihm verbindlich vereinbarten Zeitpunkt. Für die Abnahme ist eine Stunde einzuplanen.

Das Haus und das Umfeld sind in einem gereinigten Zustand zu übergeben. Unterkunftsräume und Flure werden gekehrt, Küchen und Sanitärräume gekehrt und gewischt übergeben. Bettwäsche wird abgezogen und an einem vorher vereinbarten Platz gesammelt. Sämtliche Mülleimer und dergleichen werden geleert und ausgespült.

Bei der Übernahme werden entstandene Schäden oder unvollständige Reinigung protokolliert und vom Vertragspartner gegengezeichnet. Schäden, die arglistig verborgen werden (beispielsweise mit einer Tischdecke abgedeckte Brandschäden, an die Wand gelehnte zerbrochene Stühle etc.), können auch noch nach der Abnahme geltend gemacht werden, wenn sie innerhalb von einer Woche festgestellt werden und von einer dritten Person bezeugt werden.

Ist der Vertragspartner zu dem vereinbarten Zeitpunkt nicht zur Abnahme bereit, ist das Haus zu diesem Zeitpunkt durch die Gruppe nicht gereinigt oder steht seitens des Vertragspartners nicht ausreichend Zeit zur Verfügung, steht es Offene Häuser e.V. frei, die Abnahme am nächstfolgenden Werktag ohne Anwesenheit des Vertragspartners allein durchzuführen.

Für durch den Vertragspartner verursachte Schäden werden diesem die Kosten in Rechnung gestellt, wobei es Offene Häuser e.V. freisteht, die Reparaturkosten oder den Wiederbeschaffungswert in Rechnung zu stellen.

Zusätzliche Arbeiten (Reinigung, Mülltrennung, Aufsammeln von Zigarettenkippen) werden nach Stundenaufwand in Rechnung gestellt.

Beschmutzte Bettwäsche in nicht genutzten Betten wird mit jeweils 1 € (in Fällen, wo das Bett mit einem Laken abgedeckt ist) bzw. jeweils 5 € (in Fällen, wo das Bett komplett bezogen ist), in Rechnung gestellt. Für die Nutzung von nicht bezogenen Bettdecken werden jeweils 100 € in Rechnung gestellt.

Allgemeines

Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen hat nicht die Unwirksamkeit der gesamten Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder gar des Beherbergungsvertrages zu Folge.

Gerichtsstand für eventuelle Streitigkeiten ist Weimar.